pengertian pengadaan

A.    Pengertian Pengadaan

Menurut gunawan, (1996:135) mengatakan bahwa pengadaan sarana dan prasarana adalah segala kegiatan untuk menyediakan semua keperluan barang, benda dan jasa bagi keperluan pelaksanaan tugas.  
            Sedangkan menurut daryanto, (2001:51) bahwa prasarana berdasarkan etimologi berarti alat tidak langsung untuk mencapai tujuan pendidikan.

Menurut Nawawi, (1993:63) mengatakan bahwa usaha pengadaan sarana prasarana yang dibutuhkan sehingga dapat digunakan secara tepat, memerlukan dan mengembangkan  sejumlah dana, komunikasi yang cepat dan tepat dalan kebutuhan peralatan dapat memungkinkan disusunnya perencanaan yang lengkap.

Secara ringkas maksud dari pengadaan itu sesuai dengan yang dinyatakan dalam Keputusan Presiden Nomor 80 tahun 2003 tentang pedoman pengadaan barang dan jasa pemerintahan yakni menyatakan  “Pengadaan barang/jasa pemerintah adalah kegiatan pengadaan barang/jasa yang dibiayai dengan APBN/APBD, baik yang dilaksanakan secara swakelola maupun oleh penyedia barang/jasa”.

1.     Tujuan Pengadaan Sarana dan Prasarana

Aktivitas pertama dalam manajemen sarana prasarana pendidikan adalah pengadaan sarana prasarana pendidikan. Pengadaan perlengkapan pendidikan biasanya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan sesuai dengan perkembangan pendidikan di suatu sekolah menggantikan barang-barang yang rusak, hilang, di hapuskan, atau sebab-sebab lain yang dapat di pertanggung jawabkan sehingga memerlukan pergantian, dan untuk menjaga tingkat persediaan barang setiap tahun dan anggaran mendatang. Pengadaan perlengkapan pendidikan seharusnya di rencanakan dengan hati-hati sehingga semua pengadaan perlengkapan sekolah itu selalu sesuai dengan pemenuhan kebutuhan di sekolah.

2.     Langkah- langkah Perencanaan Pengadaan Sarana dan Prasarana

Kebutuhan akan sarana dan prasarana di sekolah haruslah direncanakan. Sebagai manajer pendidikan, kepala sekolah haruslah mempunyai proyeksi kebutuhan sarana dan prasarana untuk jangka panjang, jangka menengah, jangka pendek. Proyeksi kebutuhan akan sarana dan prasana sekolah dibuat dengan mempertimbangkan dua aspek, ialah kebutuhan aspek pendidikan di satu pihak dan kemampuan sekolah di pihak lain.

Sarana dan prasarana yang berupa gedung, sangat bagus kalau dibuat maketnya, agar dapat diproyeksikan arah pengembangannya. Arah pengembangan tersebut, tentu sejalan dengan proyeksi kebutuhan di masa yang akan datang. Guna memproyeksikan kebutuhan sarana dan prasarana sekolah di masa yang akan datang, data tentang perkembangan peserta didik, data tentang kebutuhan layanan pendidikan terhadap mereka, data tentang kebutuhan berbagai macam ruangan baik untuk teori maupun praktik, haruslah dapat di identifikasi. Dengan menggunakan analisis regresi, proyeksi kebutuhan 5 tahun, 10 tahun dan 25 tahun kedepan akan dibuat.

Imron dalam buku Persepektif Manajemen Pendidikan Berbasis Sekolah menyatakan bahwa ada sejumlah langkah-langkah perencanaaan pengadaan sarana dan prasarana sekolah sebagai berikut :

o    Menampung semua usulan pengadaan perlengkapan sekolah yang diajukan oleh setiap unit kerja dan atau menginventarisasi kekurangan perlengkapan sekolah.

o    Menyusun rencana kebutuhan perlengkapan sekolah untuk periode tertentu, misalnya untuk satu semester atau satu tahun ajaran.

o    Memadukan rencana kebutuhan yang telah disusun dengan perlengkapan yang tersedia sebelumnya.

o    Memadukan rencana kebutuhan dengan dana atau anggaran sekolah yang tersedia. bila dana yang tersedia tidak memadai untuk mengadakan kebutuhan tersebut, maka perlu dilakukan seleksi terhadap semua kebutuhan perlengkapan yang telah direncanakan dengan melihat urg ensi setiap perlengakapan yang dibutuhkan. Semua perlengkapan yang urgen segera di daftar

o    Memadukan rencana (daftar) kebutuhan perlengkapan yang urgen dengan dana atau anggaran yang tersedia bila ternyata masih melebihi anggaran yang tersedia, maka perlu dilakukan seleksi lagi dengan cara membuat skala prioritas.

o    Menetapan rencana pengadaan akhir.

Nawawi, (1993:63) mengatakan bahwa dalam perencanaan pengadaan sarana dan prasarana sekolah harus diperhatikan hal-hal berikut:

a.     Kesesuaian dengan kebutuhan dan kemampuan karena barang-barang yang tidak tepat akan menjadi sumber pemborosan.

b.     Kesesuaian dengan jumlah dan tidak terlalu berlebihan dan kekurangan.

c.     Mutu yang selalu baik agar dapat dipergunakan secara efektif

d.     Jenis alat atau berang yang diperlukan harus tepat dan dapat meningkatkan efesiensi kerja

      Dengan demikian diperlukan sistem informasi dan koordinasi yang baik antara tugas perencana dan petugas pengadaan melalui koordinasi pimpinan.

3.     Karakteristik Perencanaan Pengadaan Sarana dan Prasarana Sekolah

Berdasarkan uraian tentang prosedur perencanaan pengadaan di atas dapat di tegaskan bahwa perencanaan perencanaan perlengkapan sekolah tidaklah mudah. Perencanaan perlengkapan pendidikan bukan sekedar sebagai upaya mencari ilham, melainkan upaya memikirkan perlengkapan yang di perlukan di masa yang akan datang dan bagaimana pengadaannya secara sistematis, rinci, dan teliti berdasarkan informasi dan realistis tentang kondisi sekolah.

Agar prisip-prinsip tersebut betul-betul terpenuhi, semua pihak yang di libatkan atau di tunjuk sebagai panitia perencanaan pengadaan perlengkapan sekolah perlu mengetahui dan mempertimbangkan program pendidikan, perlengkapan yang sudah di miliki, dana yang tersedia, dan harga pasar.

Dalam hubungannya dengan program pendidikan yang perlu di perhatikan adalah organisasi kurikulum sekolah, metode pengajaran, dan media pengajaran yang di perlukan.
        Ada beberapa karakteristik esensial perencanaan pengadaan perlengkapan sekolah, yaitu sebagai berikut :

o    Merupakan proses menetapkan dan memikirkan.

o    Objek pikir dalam perencanaan perlengkapan sekolah adalah upaya memenuhi sarana prasarana pendidikan yang di butuhkan sekolah.

o    Tujuan perencanaan perlengkapan sekolah adalah efektifitas dan efisiensi dalam pengadaan perlengkapan sekolah.

2. Prinsip- Prinsip Pengadaan

     Dalam rangka pengadaan atau memilih dan pemeliharaan alat-alat atau perlengkapan sekolah sebagai satuan pendidikan merupakan tanggung jawab dari pemimpin sekolah atau kepala sekolah. Maka kepala sekolah itu harus mampu untuk mengetahui bukan saja ilmu yang berkenaan dengan prinsip-prinsip gedung serta mempunyai ilmu yang cukup banyak berkenaan dengan alat-alat atau perkakas kantor baik itu kursi, meja, bangku dan lain sebagainya. Menyangkut akan adanya prinsip dalam pengadaan ini yang harus dipahami oleh pemimpin pendidikan serta dijadikan pedoman yakni sebagai berikut :

1.     Bahwa semua orang yang ikut menggunakan secara teratur mengenai peralatan tersebut haruslah dilibatkan dalam proses pemilihan ( pengadaan ).

2.     Peralatan sekolah hendaknya serasi dengan interest kebutuhan dan kematangan anak. Peralatan tersebut haruslah mudah dipindahkan dan mudah diatur.

3.     Ukuran peralatan sebaiknya disesuaikan dengan keadaan murid, maka disini dalam rangka pengadaan peralatan sekolah dibuat berbeda-beda setiap kelas sehingga dapat disesuaikan dengan peradabaan besar kecilnya anak.

4.     Lebih baik yang bervariasi maksudnya peralatan ini bentuk dan ukurannya berbeda sehingga lebih menarik  dan mudah disesuaikan dengan kenpentingan kelas tersebut.

5.     Semua kelas hendaknya tidak diberi peralatan yang sama persis. Maka semakin berbeda tingkatnya maka berbeda pula tentang peralatannya ( misanya untuk Sekolah Dasar berbeda dengan Sekola Menengah Pertama.

6.     Kemungkinan dengan peralatan yang akan dibeli harsulah perhatian Hendra dan Wasty (1982)

          Disamping itu ada juga beberapa prinsip yang berlaku secara umum untuk proses pengadaan ini yakni sesuai dengan Kepres No.80 tahun 2003, Pengadaan barang/jasa wajib menerapkan prinsip-prinsip :

a.     efisien, berarti pengadaan barang/jasa harus diusahakan dengan menggunakan dana dan daya yang terbatas untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam waktu sesingkat-singkatnya dan dapat dipertanggungjawabkan.

b.     efektif, berarti pengadaan barang/jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan.

c.     terbuka dan bersaing, berarti pengadaan barang/jasa harus terbuka bagi penyedia barang/jasa yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat di antara penyedia barang/jasa yang setara dan memenuhi syarat/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan;

d.     transparan, berarti semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan barang/jasa, termasuk syarat teknis administrasi pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi, penetapan calon penyedia barang/jasa, sifatnya terbuka bagi peserta penyedia barang/jasa yang berminat serta bagi masyarakat luas pada umumnya;

e.     adil/tidak diskriminatif, berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon penyedia barang/jasa dan tidak mengarah untuk memberi keuntungan kepada pihak tertentu, dengan cara dan atau alasan apapun;

f.     akuntabel, berarti harus mencapai sasaran baik fisik, keuangan maupun manfaat bagi kelancaran pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pelayanan masyarakat sesuai dengan prinsip-prinsip serta ketentuan yang berlaku dalam pengadaan barang/jasa.

      Perencanaan perlengkapan sekolah seherusnya memenuhi prinsip-prinsip sebagai berikut:

a.     Harus betul-betul merupakan proses intelektual;

b.     Di dasarkan pada analisis kebutuhan melalui studi komprehensif menganai masyarakat sekolah dan kemungkinan pertumbuhannya, serta prediksi populasi sekolah;

c.     Harus realistis, sesuai dengan kenyataan anggaran;

d.     Visualisasi hasil perencanaan perlengkapan sekolah harus jelas dan rinci, baik jumlah, jenis, merek, dan harganya.

sumber : http://meliyaulfa26.blogspot.co.id/2016/01/pengertian-pengadaan.html?m=1